5 Bí Mật Của Những Người Luôn Đúng Giờ
Làm thế nào để đúng giờ mọi lúc?
Cách bạn quản lý và sử dụng thời gian của mình cho thấy bạn trân trọng điều gì trong cuộc sống. Mặc dù thực tế là thời gian của chúng ta có hạn và là một trong những nguồn lực quý giá nhất của chúng ta, nhưng hầu hết mọi người đều không quản lý nó đúng cách.
Họ dành hàng giờ liên tục cho những trách nhiệm vô nghĩa và cuối cùng là đến muộn hầu hết các cuộc hẹn. Và như William Irvine đã từng nói: “Mọi người không hạnh phúc một phần lớn bởi vì họ nhầm lẫn về điều gì là có giá trị.”
Nếu bạn không biết điều gì có giá trị, bạn sẽ không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên. Và đó là lý do tại sao hầu hết mọi người đều đến muộn trong hầu hết các cuộc hẹn của họ.
Đúng giờ cho thấy bạn coi trọng thời gian của mình, cũng như thời gian của những người xung quanh. Và mặc dù cuộc sống không phải lúc nào cũng có thể đoán trước được, nhưng chúng ta có thể cố gắng hết sức để chuẩn bị tốt bất chấp những tình huống bất ngờ xảy ra.
Những người luôn đi muộn thường gặp khó khăn trong việc quản lý các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của họ. Và mặc dù đúng giờ một phần liên quan đến môi trường chúng ta lớn lên, nhưng tất cả chúng ta đều có khả năng thay đổi thói quen và hệ thống của mình.
Đúng giờ sẽ giúp bạn được tôn trọng hơn, bớt căng thẳng hơn và tự tin hơn. Nếu bạn thậm chí không thể đến đúng giờ cho một cuộc họp, làm thế nào để mọi người tin tưởng bạn và tin rằng bạn sẽ có thể giữ những lời hứa khác?
Những người đúng giờ hoạt động trên 80%
Những người luôn lên kế hoạch kịp thời cho những rắc rối. Họ biết rằng điều tồi tệ có thể xảy ra và những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Đó là lý do tại sao họ để trống trong lịch của mình.
Thay vì lấp đầy toàn bộ lịch trình của họ với những tham vọng lớn, họ dành thời gian cho những rắc rối và chỉ tải tối đa 80% lịch trình hàng ngày của họ.
20% còn lại để trống cho các tình huống bất ngờ, suy nghĩ sáng tạo hoặc không làm gì cả.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là những người đúng giờ làm ít hơn hoặc lười biếng. Thực tế thì ngược lại: Có nghĩa là họ biết những hạn chế của mình và lên kế hoạch cho các ngày của họ cho phù hợp.
Điều này bao gồm lập kế hoạch phù hợp và nhận thức được các hoạt động và nhiệm vụ tiêu tốn phần lớn thời gian của bạn.
Trên thực tế, việc đến đúng giờ hầu hết là vấn đề của bạn được sắp xếp và tổ chức tốt. Nếu bạn không biết các nhiệm vụ cụ thể mất bao lâu, bạn sẽ không thể tạo lịch trình bao gồm thời gian tạm dừng và thời gian ngừng hoạt động.
Vì vậy, lần tới khi bạn tạo lịch trình hàng tuần của mình, hãy đảm bảo để lại một số không gian trống để bạn có chỗ cho những trường hợp khẩn cấp hoặc một số thời gian ngừng hoạt động.
Họ nhận thức được những mất mát của họ
Đôi khi, nhận thức được những gì chúng ta có thể mất giúp chúng ta có kỷ luật và cấu trúc hơn. Như Kevin Kruse đã nêu trong 15 Bí mật Những người Thành công Biết về Quản lý Thời gian: “Nếu không có hậu quả cho việc đến muộn, thì không có động lực để thay đổi cách của bạn.”
Tóm lại: Nếu bạn biết mình có thể mất gì khi đến muộn, bạn sẽ cẩn thận hơn trong việc đúng giờ.
Một số tổn thất này là:
- Bạn có thể bỏ lỡ cơ hội: Khá thường xuyên, những cuộc trò chuyện thú vị nhất xảy ra trước khi một sự kiện chính thức bắt đầu. Đến muộn, bạn có thể bỏ lỡ họ và không kết nối được với những người thú vị vì ấn tượng ban đầu tiêu cực.
- Bạn có thể làm hỏng danh tiếng của mình: Theo một nghiên cứu của Jobs.ie, 46% nhân viên cảm thấy bực bội với những đồng nghiệp thường xuyên đi muộn. Tất cả chúng ta đều bận rộn và đến muộn, bạn cho thấy rằng bạn không quan tâm nhiều đến thời gian của nghiên cứu của mình.
- Bạn có thể không trở thành con người tốt nhất của mình: Chúng ta không thể hoạt động tốt nhất khi chúng ta căng thẳng. Đi muộn là một gánh nặng tinh thần và gây ra nhiều áp lực không cần thiết cho tinh thần và thể chất của bạn.
Hãy nhớ rằng đây chỉ là một số mặt trái tiềm ẩn của việc đi trễ. Bằng cách chuẩn bị tốt và đúng giờ, bạn có thể vượt qua những mất mát này và tạo ra một cuộc sống và sự nghiệp tốt hơn.
Họ không quá lạc quan trong việc lập kế hoạch
Những người đúng giờ có cái nhìn tổng quan thực tế về thời gian mà thói quen hàng ngày của họ mất.
Ngược lại, những người luôn đi muộn có xu hướng quá lạc quan trong việc lập kế hoạch hàng ngày của họ. Và hầu hết thời gian, vấn đề là họ không biết một số hoạt động nhất định sẽ mất bao lâu.
Như Bill Gates đã từng nói: “Hầu hết mọi người đánh giá quá cao những gì họ có thể làm trong một năm và đánh giá thấp những gì họ có thể làm trong mười năm.”
Tương tự, hầu hết chúng ta cũng đánh giá quá cao mức độ chúng ta có thể hoàn thành trong một ngày. Trên quy mô hàng ngày, tốt hơn là bạn nên đặt mục tiêu ít hơn và hoàn thành mọi việc một cách dễ dàng hơn là luôn luôn trễ nải và căng thẳng quá mức.
Nếu bạn không đến đúng giờ, hãy bắt đầu theo dõi các hoạt động hàng ngày của bạn và có cái nhìn tổng quan thực tế về thời gian thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Mặc quần áo, làm tóc, ăn sáng, cài đặt máy tính trước khi gọi Zoom, chuẩn bị một tách cà phê trước khi đi họp,… đây là tất cả những điều chúng ta thường đánh giá thấp.
Tôi thường xuyên thấy mình về muộn vì tách cà phê tôi muốn mang theo. Tôi chủ yếu nghĩ, “Chỉ còn một phút nữa thôi; tất cả những gì tôi cần làm là nhấn nút trên máy pha cà phê. ” nhưng điều đó không đúng và trong hầu hết các trường hợp, tôi đã đến muộn.
Sắp xếp thời gian rảnh rỗi và dành thêm vài phút để làm tất cả những việc này mà không cần gấp rút trong ngày sẽ giúp bạn đúng giờ và thoải mái hơn.
Họ không mắc phải “chỉ một cái nữa thôi”
Hầu hết thời gian, sự chậm trễ là do hiệu ứng domino và bạn đến muộn vì cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ trước đó của bạn kéo dài hơn dự kiến.
Đó là lý do tại sao nói không và dừng lại đúng giờ là những điều cần phải có để trở thành một người đúng giờ.
Thay vì cố gắng kiểm tra một email cuối cùng hoặc thực hiện một cuộc điện thoại cuối cùng trước khi rời khỏi cuộc hẹn, hãy đặt thời hạn cụ thể.
Nếu bạn muốn đến đúng giờ, bạn sẽ cần học cách nói dừng lại với chính mình. Chẳng ích gì khi đọc thêm một email nếu điều đó khiến bạn căng thẳng và kiệt sức trong suốt thời gian còn lại của ngày.
Ngoài ra, một email đó có thể là một email tiêu cực và ảnh hưởng đến cuộc họp hoặc hoạt động tiếp theo của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn làm từng việc một và không ép những công việc quan trọng đó vào lịch trình của mình.
Tốt hơn hết là bạn nên dành mười phút để không làm gì thay vì đọc thêm một email và lướt nhanh qua phần còn lại trong ngày của bạn.
Để đảm bảo mình không mắc phải bẫy “chỉ một cái nữa thôi”, tôi đặt báo thức nhắc nhở tôi về thời gian tôi cần dừng một số hoạt động nhất định và sẵn sàng cho các cuộc hẹn của mình.
Do đại dịch, hầu hết các cuộc hẹn của tôi đều diễn ra qua Zoom, vì vậy tôi quyết định dừng mọi việc tôi đang làm ít nhất 15 phút trước cuộc họp.
Làm như vậy, tôi đảm bảo rằng tôi có đủ thời gian để lấy một cốc nước, chuẩn bị cho cuộc họp và sửa thiết lập của mình trong trường hợp máy ảnh hoặc micrô của tôi không hoạt động.
Họ yêu thích thời gian chết
Rất nhiều người đến muộn vì họ thích điều đó hơn là đi quá sớm. Trên thực tế, hầu hết mọi người thậm chí cảm thấy không thoải mái khi ở nhà hàng hoặc quán cà phê trước và chờ đợi một mình.
Nhưng đây là sự thật: Nếu được thực hiện đúng cách, thời gian chết này có thể là tài sản lớn nhất của bạn để tạo ra một cuộc sống thoải mái và có đầu óc hơn.
Đến sớm một cuộc hẹn và để bản thân chờ đợi có thể giúp bạn thư giãn, thu thập suy nghĩ và sẵn sàng cho cuộc họp phía trước.
Một cách khác để sử dụng thời gian chết này là mang theo sách hoặc thiết bị đọc sách điện tử mọi lúc mọi nơi.
Bằng cách đó, bạn có thể lấp đầy những khoảng thời gian rảnh rỗi này bằng việc đọc và tăng đáng kể số lượng sách bạn tiêu thụ. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghe sách nói hoặc podcast.
Thay vì cố gắng đến đúng giờ, hãy cố gắng đến sớm và tận dụng những phút rảnh rỗi đó để làm lợi thế cho bạn.
Tạm Kết
Mặc dù không phải lúc nào chúng ta cũng có thể quản lý tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống của mình một cách hoàn hảo, nhưng chúng ta có thể tránh được hầu hết các sự chậm trễ và cố gắng hết sức để đúng giờ. Làm như vậy, chúng ta thể hiện sự tôn trọng đối với bản thân cũng như những người xung quanh.
Và mặc dù nhiều chuyên gia và nghiên cứu khẳng định rằng việc đi trễ là điều khó hiểu và khó vượt qua, nhưng hãy nhớ rằng tất cả là vì sự tiến bộ chứ không phải sự hoàn hảo.
Bạn không cần phải thay đổi tính cách hoặc cuộc sống của mình chỉ bằng một nút bấm. Tuy nhiên, bạn thực sự có thể đặt mục tiêu thực hiện những cải tiến nhỏ để đúng giờ hơn và gửi ít tin nhắn hơn cho bạn bè với nội dung “Này, tôi sẽ đến muộn 10 phút!”.
Thành thật mà nói: Gửi tin nhắn văn bản để thông báo cho ai đó rằng bạn đến muộn không thực sự giải quyết được vấn đề.
Điều mạnh mẽ hơn nhiều là cố gắng hết sức để đúng giờ và cho những người xung quanh thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến thời gian của họ.