ky nang quan ly thoi gian hieu qua

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào mà một số người dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn, trong khi những người khác luôn hối hả từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, và dường như không bao giờ hoàn thành bất cứ điều gì?

Không hẳn là do họ có ít việc để làm, mà là họ sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn những người khác. Hay nói một cách chuyên nghiệp hơn, họ có kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.

More...

Bạn cũng có thể nghĩ nó là một môn nghệ thuật mà nhờ đó bạn có thể tạo ra đủ thời gian cho mọi công việc mà không cảm thấy căng thẳng.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng áp dụng vào thực tế là một câu chuyện khác. Bài viết này sẽ nêu ra một số nguyên tắc đằng sau việc sử dụng thời gian hiệu quả.

Tầm Quan Trọng Của Việc Quản Lý Thời Gian

Kỹ năng quản lý thời gian là rất cần thiết bởi vì rất ít người trong chúng ta có đủ thời gian để làm mọi thứ mà chúng ta muốn.

Quản lý thời gian được định nghĩa là sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả.

Nhưng khi bạn làm việc hiệu quả nhất có thể và bạn vẫn không thể hoàn thành các nhiệm vụ được giao thì sao? Vì vậy, tốt hơn hết là chúng ta nên hiểu quản lý thời gian là sự kết hợp giữa làm việc hiệu quả và ưu tiên thời gian hợp lý.

Nói cách khác, những người giỏi quản lý thời gian tốt thường rất giỏi trong công việc của họ. Họ cũng tốt hơn trong việc ưu tiên nhiệm vụ và tìm ra những gì thực sự cần làm và loại bỏ những thứ không quan trọng khác.

Họ có thể làm điều này bởi vì họ hiểu sự khác biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấpnhiệm vụ quan trọng:

  • Nhiệm vụ khẩn cấp cần có sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng liệu bạn có thực sự dành cho họ sự chú ý đó hay không thì không quan trọng.
  • Nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ mà nếu bạn không thực hiện nó thì sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.

Ví dụ:

  • Trả lời điện thoại là khẩn cấp. Bởi vì nếu bạn không nghe máy, người gọi sẽ tắt máy và bạn sẽ không biết được tại sao họ lại gọi, và đó có thể là việc quan trọng. Những đó cũng có thể là một cuộc gọi quảng cáo bán hàng nào đó, và việc đó không quan trọng.
  • Đi khám răng thường xuyên là rất quan trọng. Nếu bạn không đi, bạn có thể bị bệnh nướu răng, hoặc các vấn đề khác. Nhưng nó không khẩn cấp. Tuy nhiên, nếu bạn để nó quá lâu, nó có thể trở nên khẩn cấp vì bạn có thể bị đau răng.
  • Đón con đi học về vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Nếu bạn không ở đó đúng lúc, con bạn sẽ lo lắng và đôi khi sợ hãi vì đến giờ rồi mà vẫn không thấy bạn đâu.

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để bạn ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn, cho dù ở nơi làm việc hay ở nhà.

Nó cho phép bạn tìm ra những việc cần làm trước và những gì có thể để lại làm sau hoặc không cần phải làm. Ví dụ, nếu bạn bỏ qua một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể thấy rằng nó trở nên không cần thiết.

Hãy sử dụng ma trận ưu tiên bên dưới để sắp xếp các nhiệm vụ của mình vào các danh mục phù hợp:

the Eisenhower matrix

Các Nguyên Tắc Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Ma trận ưu tiên là chìa khóa để ưu tiên khối lượng công việc của bạn.

Tuy nhiên, quản lý thời gian không chỉ là ưu tiên, đó còn là khả năng làm việc hiệu quả hơn.

Vì thế dưới đây là một số cách khác để bạn có thể cải thiện hiệu quả và năng suất của mình.

Sử Dụng To-do List

Cho dù bạn ghi ra giấy hay sử dụng các thiết bị hiện đại, to-do list là một phương pháp tốt để ghi nhớ những gì bạn cần làm, và để xem nhanh những gì bạn đã quên.

Hãy làm nổi bật những mục quan trọng trong danh sách và loại bỏ những thứ không quan trọng khác hoặc những thứ bạn đã hoàn thành.

Không Trì Hoãn

Nếu một nhiệm vụ thực sự khẩn cấp và quan trọng, hãy tiếp tục với nó.

Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình kiếm cớ về việc không làm gì đó, hãy tự hỏi tại sao. Nếu bạn không làm điều đó thì sẽ để lại hậu quả gì? Nếu hoàn thành đúng thời gian bạn sẽ nhận được gì?

Chọn Đúng Thời Điểm Của Bạn

Tất cả chúng ta có thời gian trong ngày mà chúng ta làm việc tốt hơn. Đó là những thời điểm mà chúng ta làm việc năng suất nhất.

Tuy nhiên, bạn cũng cần lên lịch trong những việc cần làm vào những thời điểm cụ thể, như các cuộc họp hoặc những buổi phỏng vấn.

Sắp Xếp Mọi Thứ Gọn Gàng

Đối với một số người trong chúng ta, sự bừa bộn có thể vừa gây mất tập trung vừa làm cho tinh thần làm việc không tốt.

Dọn dẹp gọn gàng có thể cải thiện năng suất làm việc của bạn.

Đừng Làm Nhiều Việc Cùng Lúc

Nhìn chung hiếm có ai có thể làm nhiều việc cùng lúc được. Não bộ của bạn không được thiết kế để làm điều đó.

Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang một công việc khác. Nếu bạn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, hãy cố gắng nhóm chúng lại với nhau và thực hiện nó như là một nhiệm vụ.

Tóm Lại

Quản lý thời gian tốt đòi hỏi thực hành hàng ngày về việc ưu tiên các nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo cách có thể tiết kiệm thời gian trong khi đạt được nhiều hơn.

Hãy sử dụng các cách trên trong vài tuần và xem liệu chúng có thể giúp bạn được nhiều không.

Leave a Comment: