Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Làm Thế Nào Để Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả?


Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có đang bị quá tải bởi khối lượng công việc cần phải xử lý?

Mỗi ngày bạn phải kiểm tra cả đống email, dự không biết bao nhiêu là cuộc họp,...

Bạn cảm thấy thời gian quá eo hẹp để hoàn thành những việc ấy.

Nhưng hãy tự hỏi:

Liệu kỹ năng quản lý thời gian của bạn đã hiệu quả chưa?

More...

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Là Gì?

Bạn thường nghĩ rằng quản lý thời gian là một kỹ năng riêng biệt. Nhưng điều đó là không hoàn toàn đúng cho lắm.

Bởi vì, nói một cách chính xác hơn, quản lý thời gian là một tập hợp của rất nhiều kỹ năng. Các kỹ năng trong đó có thể kể đến như: đặt mục tiêu, tổ chức, lên kế hoạch, sắp xếp sự ưu tiên và cả kỹ năng giao tiếp.

Hãy tưởng tượng việc quản lý thời gian giống như là chơi bi lắc vậy. Mỗi cầu thủ trong đội có thể được coi là một trong các kỹ năng trên, thiếu bất cứ cầu thủ nào cũng sẽ khiến bạn bị đối thủ ghi bàn dễ dàng.

Khi bạn đã rõ tầm quan trọng của các kỹ năng rồi thì hãy dành thời gian để phát triển chúng. Có như vậy, các công việc hằng ngày của bạn sẽ diễn ra một cách trơn tru hơn.

Quản Lý Thời Gian Quan Trọng Như Thế Nào?

Đây là một kỹ năng rất cần thiết cho bạn, bởi vì:

1. Giúp Bạn Hoàn Thành Tốt Các Nhiệm Vụ Được Giao

Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Bất cứ nhiệm vụ nào bạn nhận đều kèm them một deadline, và bắt buộc phải hoàn thành trong khoảng thời gian đó.

Dù cho deadline ngắn hay dài thì thời gian mà bạn phân bổ phải được quản lý chặt chẽ và khoa học. Nếu không, trễ deadline có thể xảy ra và sẽ ảnh hưởng đến những nhiệm vụ khác.

2. Bạn Sẽ Không Bỏ Lỡ Những Dịp Quan Trọng

Không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng

Hãy tưởng tượng rằng, ngày mai có một buổi hội thảo phát triển kỹ năng. Bạn rất muốn tham dự buổi đó vì nó sẽ rất có ích cho công việc của bạn.

Nhưng bạn chưa hoàn thành xong công việc mà đáng lẽ bạn phải hoàn thành nó vào hôm qua nếu bạn sắp xếp thời gian cho nó tốt hơn.

Bạn thấy đó, bạn rất có thể sẽ bỏ lỡ nhiều dịp như vậy nữa nếu tình trạng này còn tái diễn.

Vậy đó, để không phải hối tiếc như thế, bạn cần mài dũa khả năng quản lý thời gian của mình từ bây giờ.

11 Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Nếu bạn có khả năng quản lý thời gian tốt, công việc của bạn của sẽ tiến triển tốt theo. Nó sẽ giúp bạn trở thành ứng cử viên sáng giá cho những vị trí cao hơn trong sự nghiệp của mình.

Và dưới đây là những cách sẽ giúp bạn đạt được điều đó:

1. Xác Định Và Loại Bỏ Những Thứ Khiến Bạn Xao Nhãng

Xác định những thứ gây xao nhãng

Có rất nhiều thứ làm cho công việc của bạn bị trì trệ.

Có bao giờ bạn vừa là việc mà vừa lướt web, đọc tin,... hay bất cứ điều gì tương tự chưa?

Chắc bạn cũng tự nhủ rằng mình sẽ làm việc đó một tí thôi rồi quay lại làm việc tiếp.

Nhưng không...

Phải nói những thứ đó giống như một liều thuốc phiện. Một khi bạn đã dính vào rồi thì rất khó dứt ra.

Do đó, bạn cần cho chúng hết vào blacklist và dần loại bỏ hết những thứ đó khi đang làm việc.

2. Lên Kế Hoạch Cho Công Việc

Lên kế hoạch cho công việc

Lên kế hoạch trước mỗi khi làm việc sẽ giúp bạn kiểm soát công việc được chặt chẽ hơn.

Điều này giúp bạn biết được việc nào quan trọng hay không quan trọng, ưu tiên hay không ưu tiên. Để từ đó, bạn biết được bạn cần làm việc nào trước, việc nào sau.

Chính vì thế, mỗi buổi tối trước khi đi ngủ, bạn cần dành khoảng 15 - 30 phút để lên kế hoạch làm việc cho ngày mai.

Hãy liệt kê ra tất cả các việc cần làm, rồi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.

Tin tôi đi, nếu làm việc này thường xuyên, bạn sẽ không phải cuống lên mỗi khi sắp tới deadline mà công việc vẫn chưa đâu vào đâu.

3. Ưu Tiên Công Việc Quan Trọng Trước

Ưu tiên việc quan trọng trước

Một sai lầm quan trọng mà nhiều người hay mắc phải đó là không sắp xếp mức độ ưu tiên cho công việc.

Thành thử nhiều khi bạn lại đi làm những công việc không quan trọng, không ưu tiên trước. Đến khi cấp trên cần kết quả cho những việc cần làm gấp thì chả thấy đâu.

Để đánh giá mức độ ưu tiên của công việc và sắp xếp chúng hợp lý, bạn có thể tham khảo phương pháp Eisenhower Box.

4. Không Bao Giờ Được Trì Hoãn

Trì hoãn là căn bệnh muôn thuở mà hầu như ai cũng mắc phải.

Bạn biết công việc của mình là quan trọng nhưng bạn lại để cho trì hoãn chiến thắng.

Để rồi đến khi deadline dí sát gáy bạn mới bắt tay vào làm một cách gấp rút.

Tại sao vậy?

Chẳng phải nếu bạn xong việc sớm, không phải bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn ư?

Bạn sẽ không phải gồng mình, làm ngày làm đêm để công việc không bị trễ hẹn.

Còn nữa, có thể bạn sẽ xong trước deadline, và bạn sẽ có dư được ít thời gian để thư giãn hoặc học một cái gì đó có ích.

Nếu những điều đó chưa đủ, hãy tạo cho mình một ít động lực bằng cách tự nhủ: “Nếu xong việc sớm, mình sẽ tự thưởng cho mình một chuyến du lịch lên Đà Lạt" chẳng hạn.

5. Tập Trung Phát Triển, Hoàn Thiện Bản Thân

Phát triển hoàn thiện bản thân

Khi mới bắt đầu đi làm, bạn thường cần nhiều thời gian hơn cần thiết để hoàn thành một công việc.

Khi bạn có kinh nghiệm rồi, thời gian đó sẽ được rút ngắn hơn.

Vậy, hãy tưởng tượng nếu kỹ năng của bạn đã được trui rèn một cách kỹ lưỡng thì sao?

Bạn sẽ chỉ cần rất ít thời gian để xong việc.

6. Học Cách Làm Việc Nhóm

Học cách làm việc nhóm

Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau.

Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian rất nhiều nếu công việc được phân chia cho các thành viên hợp lý. Khi đó, các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.

Cho dù bạn giỏi đến đâu thì bạn cũng không thể biết hết mọi thứ. Có những lúc, bạn sẽ phải cần sự giúp đỡ. Và sẽ thật tuyệt vời nếu cạnh bạn luôn có những người đồng đội hỗ trợ.

7. Hạn Chế Làm Nhiều Việc Cùng Lúc

Bạn sẽ sớm bị kiệt sức nếu ôm đồm quá nhiều việc. Sức người luôn có hạn, bạn không phải là một cỗ máy. Thậm chí máy móc cũng cần phải nghỉ ngơi, và bạn cũng vậy.

Làm nhiều việc cùng lúc hiệu quả cũng khó mà cao được. Bạn sẽ khó xác định được việc nào cần ưu tiên, việc nào không.

Đang làm việc này giữa chừng, bạn phát hiện việc nọ còn thiếu gì đó, bạn lại nhảy vào việc đó và bỏ dỡ việc đang làm.

Thành ra, chả việc nào ra việc nào vì chúng không được hoàn thành đến nơi đến chốn.

8. Dũng Cảm Nói Không

Rất khó để từ chối một lời mời, một lời nhờ vã nào đó.

Đồng nghiệp bạn rủ đi nhậu nhưng bạn vẫn còn một bản báo cáo chưa làm xong.

Hay đang làm việc này, đột nhiên có một phòng ban nọ nhờ bạn một việc khác.

Khó thì cũng khó đấy, nhưng đôi khi bạn cũng nên dùng cảm từ chối nếu không muốn công việc bị trì hoãn.

Vậy bạn cần làm thế nào để nói không?

Bạn cần nói rõ việc bạn đang làm quan trọng thế nào, ảnh hưởng ra sao, ai là người bạn sẽ báo cáo,...

Đôi khi, họ hiểu chuyện và sẽ thông cảm.

9. Đặt Mục Tiêu Cho Công Việc

Bắt đầu đặt và đạt những mục tiêu nhỏ

Bạn cần biết tại sao mình phải làm nhiệm vụ này. Và khi hoàn thành thì kết quả mong đợi là gì.

Đặt mục tiêu giúp bạn sắp xếp công việc có hệ thống hơn. Bạn sẽ biết được với mục tiêu đó, bạn sẽ cần làm những gì, làm như thế nào, cần sự trợ giúp gì,...

Chính vì thế, bạn sẽ không để lãng phí một phút giây nào cho công việc.

10. Biết Lúc Nào Làm Việc Hiệu Quả Nhất

Thời gian làm việc hiệu quả nhất

Thời gian làm việc hiệu quả nhất của tôi là vào khoảng 5h sáng.

Đúng 5h là tôi thức dậy, làm vài động tác thể dục buổi sáng rồi ngồi vào bàn làm việc.

Thông thường tôi sẽ hoàn thành được gấp đôi lượng công việc so với các thời điểm khác trong ngày.

Còn bạn thì sao?

Thời điểm nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất?

Hãy thực sự tập trung làm việc vào lúc đó, bạn sẽ bất ngờ với những gì mình sẽ làm được đấy.

11. Biết Cách Nghỉ Ngơi

Nghỉ ngơi hợp lý

Dù bạn có khỏe mạnh đến đâu thì cũng sẽ có những lúc cảm thấy stress, bế tắc trong công việc.

Đó có thể là lúc bạn suy nghĩ rất nhiều nhưng vẫn không tìm được ra cách giải quyết vấn đề.

Và những lúc như thế, điều bạn cần làm đó chính là nghỉ ngơi.

Tạm gác công việc qua một bên, đừng suy nghĩ về chúng nữa.

Bạn hãy để đầu óc thư giãn hoàn toàn, loại bỏ hết những suy nghĩ tiêu cực.

Hãy đi ra ngoài, dạo một vòng, ngắm nhìn cảnh vật xung quanh. Có thể bạn không biết, nhưng những lúc như thế ý tưởng thường xuất hiện và bạn không biết làm gì khác hơn là thốt lên “Eureka!”

Tạm Kết

Bạn đã thấy kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào rồi đúng không nè?

Những người thành công đều là những người biết sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

Tôi chỉ có một câu hỏi cho bạn thôi:

Liệu bạn có muốn mình là một trong số họ?

We Fresher

Mỗi ngày trôi qua, tôi đều có một mục tiêu duy nhất. Đó là phải làm sao để phiên bản của ngày hôm nay phải tốt hơn phiên bản ngày hôm qua của bản thân. Đây cũng là cách mà chúng ta hoàn thiện bản thân mỗi ngày.

Recent Posts